Системы документооборота в последнее время переживают период бурного развития и внедряются в самых разных отраслях. Компания ОГК-2, будучи одним из флагманов российской энергетики, не могла остаться в стороне от современных тенденций и не так давно с помощью компании OXS внедрила у себя систему электронного документооборота. О том, как происходил процесс внедрения, и каковы его результаты, мы попросили рассказать директора по общим вопросам ОАО «ОГК-2» Евгения Осипкова.

– Расскажите о предыстории проекта. Почему ОАО «ОГК-2» приняло решение именно сейчас вводить у себя систему электронного документооборота, какие для этого были предпосылки?
– ОАО «ОГК-2» – крупная территориально распределенная компания России, в состав которой входят пять тепловых электрических станций: Сургутская ГРЭС-1, Псковская ГРЭС, Серовская ГРЭС, Ставропольская ГРЭС, Троицкая ГРЭС, расположенных в пяти регионах России.
В процессе работы ОГК-2 используется большое количество бумажных документов. Объем документооборота за прошедший год составил свыше 110 тыс., из них более 52 тыс. – организационно-распорядительные документы. С целью управления документооборотом, повышения эффективности работы с документами в ОАО «ОГК-2» было решено внедрить систему электронного документооборота (СЭД), которая позволила бы объединить все предприятия холдинга и обеспечивала бы консолидированное управление ими на основе единых стандартов и процедур документооборота.
Система электронного документооборота ОАО «ОГК-2» была создана в рамках реализации ИТ-стратегии компании. Основой ИТ-стратегии, направленной на формирование единой системы управления предприятия, является автоматизация ключевых бизнес-процессов оптово-генерирующей компании в рамках единого информационного пространства с целью повышения качества принимаемых менеджерами управленческих решений.

– Каким образом осуществлялись документооборот и делопроизводство на предприятиях ОГК-2 до начала проекта?
– До начала проекта внедрения СЭД, существующий документооборот ОАО «ОГК-2» осуществлялся на бумаге. Были утверждены инструкции и порядки, регламентирующие работу с документами. Система делопроизводства была организована в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов в области делопроизводства, но вместе с этим характеризовалась трудоемкостью создания, согласования, утверждения, хранения и поиска необходимых документов.
Дополнением к бумажному документообороту являлась электронная почта, которая позволяла повысить оперативность решения тех или иных вопросов.

Продолжение читайте в печатной версии журнала